Contarapid, es una aplicación IT basada en visión artificial diseñada por expertos de la gestión contable y desarrollada por el AIDO (Instituto Tecnológico de Óptica, Color e Imagen de Valencia), cuyo OCR evita la introducción manual de datos de documentos digitalizados en el software contable del usuario final. Esto supone una reducción de costes, errores y tiempos en la gestión de estos procesos así como un incremento de productividad y la obtención del máximo rendimiento de la inversión realizada.
Contabilizar facturas automáticamente en 4 pasos:
Contabilizar facturas de forma manual es una tarea tediosa sin ningún valor añadido que resta tiempo a gestiones realmente importantes en el departamento contable de una empresa o asesoría fiscal. Con Contarapid, podrás automatizar el proceso de contabilización en 4 sencillos pasos:
Si ya recibes las facturas en formato digitalizado: PDF, PDF multipágina, JPG, TIFF, BMP o PNG mediante cualquier sistema de transferencia de fichero: email, intranet web, ftp, dropbox, google drive, etc. simplemente debes guardarlas en las carpetas de procesado.
Si aún tienes clientes que te entregan las facturas en bolsas de la compra y a última hora, con un escáner de gestión documental podrás escanearlas rápidamente.
Una vez escaneadas las facturas, únicamente deberás guardar el pdf generado en la carpeta de procesado de cada empresa para que sean contabilizadas automáticamente evitando los cuellos de botella de última hora en épocas de cierre de trimestre.
Relacionado con el hecho de escanear las facturas, quizás te interese conocer los Beneficios de Digitalizar las facturas o los Requisitos de escaneado de facturas. También es interesante conocer las funcionalidades que suelen tener los escáneres que no solemos utilizar y que implicarán que un mayor porcentajes de facturas sean contabilizadas automáticamente por Contarapid. Puedes verlo en Cómo elegir un escáner.
Durante el procesado, Contarapid recoge todos los archivos ubicados en la carpeta de procesado y comienza a interpretarlos para poder contabilizar automáticamente las facturas.
Primero, identifica el logotipo de cada factura y verifica al emisor mediante la comprobación de CIF. Una vez validado el emisor se extraen los datos de relevancia contable de forma automática mediante OCR: fecha de factura, número de factura, base imponible, cuota de IVA, recargo de equivalencia, suplidos, retenciones, tasas, total, etc.
A cada factura, se le asignan las cuentas contables que hayamos predefinido y se almacenan en un gestor documental de facturas que facilitará localizar este tipo de documentos cuando sea necesario.
La mayoría de las facturas (aproximadamente un 80% como mínimo según datos estadísticos) se contabilizan de forma automática y se vuelcan al gestor documental que genera Contarapid listas para ser exportadas a contabilidad. Existe un porcentaje de facturas, que requerirán validación del usuario que explicamos en el siguiente punto.
Para contabilizar automáticamente facturas con Contarapid no tendrás que revisar a fondo las facturas antes de procesarlas. Olvídate de comprobar si ya las has contabilizado o si sus fechas corresponden o no al periodo de liquidación en el cual las vas a contabilizar. Tampoco te preocupes por las facturas mal calculadas ni por las que tienen redondeos. En caso de que ocurra alguna de estas casuísticas, Contarapid te informará de ello y su gestión, como explicamos a continuación, es sumamente sencilla.
Contarapid detecta automáticamente:
Duplicadas
Fuera de trimestre
Incompletas
Desconocidas
Quizás estés pensando "¿debo revisarlo yo?". Consideramos que si porque no todos los contables aplican el mismo criterio a un mismo caso práctico y nadie mejor que tú o el personal de la propia empresa para revisar cada caso y aplicar el criterio establecido por el propio despacho. Si otros lo revisan por ti, estás externalizando / subcontratando el servicio de contabilización de facturas, dejando estas decisiones en manos de personal externo. Con Contarapid todo estará y se quedará siempre en tu despacho y tu información y la de tus clientes solo será accesible al personal de tu empresa.
¿Cómo gestionar los conflictos de las facturas?
Los conflictos que Contarapid detecta automáticamente son aquellas facturas que, por alguno de los motivos mencionados, requieren interacción del usuario ya que no cumplen el criterio contable o bien no han superado el nivel mínimo de seguridad establecido para ser contabilizadas automáticamente. La mayoría de estos conflictos se resuelven con un simple clic.
Facturas Duplicadas
Las facturas duplicadas se paralizan para informar al usuario de su existencia: se han leído todos sus datos correctamente y se han asociado las cuentas contables pero coínciden con facturas que ya se han contabilizado anteriormente. En este caso, se eliminan con un simple clic.
Facturas con Fecha fuera de rango
Son facturas cuya fecha de emisión no coíncide con el periodo de liquidación en el cual se está trabajando. Mediante un clic, Contarapid nos muestra un calendario en el primer mes del periodo de liquidación activo para que seleccionemos la fecha que se asignará como fecha de contabilización a todas estas facturas.
Facturas Desconocidas
Es la primera vez que procesamos una factura de este proveedor en Contarapid, por lo que necesitamos crear un modelo (plantilla) para que pueda ser reconocido automáticamente.
Los modelos de facturas se crean una única vez por proveedor y se pueden importar entre empresas. Es una gestión que se realiza en apenas un minuto.
Facturas Incompletas
Existen diferentes casuísticas que pueden generar un conflicto de tipo "incompleta":
- Facturas mal calculadas: si en una factura la suma de la base imponible y la cuota de IVA no coíncide con el total Contarapid marcará esta factura como "incompleta", indicándonos el total correcto, que podrá ser aceptado por el usuario mediante un simple clic.
- Facturas con redondeos: al igual que en el caso anterior, Contarapid nos da la aproximación que considera correcta para que los importes cuadren. Si estamos de acuerdo con los datos que nos muestra, simplemente haremos clic como en el caso anterior.
- Falta algún dato obligatorio: Aunque el reglamento de facturación exige que una factura debe disponer una serie de campos obligatorios, no todos los proveedores los incluyen. Por ejemplo, en el caso de que no conste el CIF del expedidor de la factura, Contarapid podrá reconocer a través del logo el modelo de factura, aunque al no poder contrastar el CIF paralizará la factura hasta recibir nuestro visto bueno (mediante un simple clic).
- Segundas o primeras páginas de facturas multipágina: Las páginas que no disponen de totales: base imponible, cuota de IVA, retenciones, recargos de equivalencia, suplidos, tasas, total, etc., no pueden ser contabilizadas. En este caso, eliminaremos el documento mediante un simple clic.
- Facturas de difícil lectura: Por ejemplo alguna factura realizada con impresora matricial o con muy poca tinta, Contarapid no puede asegurar la fiabilidad de los datos extraídos. En la mayoría de estos casos bastará con confirmar la lectura propuesta por la aplicación. En otros, será necesario cumplimentar algún dato de forma manual siempre visualizando la imagen de la factura para no necesitar la copia impresa.
end faq
En el momento que el usuario de Contarapid considere oportuno, se puede realizar la exportación contable, de una empresa o de todas (exportación multiempresa), para que se generen los ficheros con los asientos listos para ser importados al programa de contabilidad.
Los ficheros que contienen los asientos contables varían en nombre y extensión según el programa de contabilidad que hayamos indicado en la ficha de la empresa procesada. Ver programas de contabilidad compatibles.
