Estos resultados estadísticos de contabilizar automáticamente facturas con Contarapid, son el resultado de procesar una muestra real de 2873 facturas (emitidas y recibidas de varias empresas utilizando la funcionalidad multiempresa) en una instalación de Contarapid de una asesoría contable en la cual llevaban aproximadamente un año utilizando la aplicación en el momento en el que se realizó la auditoría.
Con el uso de Contarapid, se estima un ahorro del 80% del tiempo dedicado a la mecanización manual de las facturas en el programa de contabilidad, habiendo escaneado las facturas o siendo recibidas vía internet por el medio acordado con el cliente o proveedor (email, ftp, intranet de la web corporativa, dropbox, filetransfer, etc.) y, habiendo creado previamente los modelos.
El tiempo total del proceso de contabilización automática de las 2873 facturas en aproximadamente 8 horas (*) en total. Estos tiempos se han obtenido al procesar las facturas en un equipo con procesador Intel Core i5 y con el sistema operativo Windows 7 (64 bits).
Contarapid puede procesar las facturas y contabilizarlas sin intervención humana, el tiempo en el cual se realiza el proceso es totalmente desatendido pudiendo realizarse mientras el personal almuerza, come o bien en horario nocturno ya que el servidor de la empresa suele quedarse encendido.
(*) El cómputo de 8 horas para procesar las 2873 facturas puede variar en función del procesador, sistema operativo, memoria ram y calidad del escaneado de las facturas que se procesan.
Resultados detallados del procesado de 2873 facturas
El 80,06% de las facturas se contabilizan automáticamente
Sin ningún tipo de intervención humana, el 80,06% de las facturas se contabilizan automáticamente y se vuelcan directamente al gestor documental.
Están listas para que, en el momento que el usuario decida, le de la orden a Contarapid de generar el fichero de asientos contables de las mismas en el formato específico de su programa de contabilidad para importarlas.
El 0,10% de las facturas son facturas con fechas fuera de rango
El 0,10% de las facturas procesadas tienen fecha de emisión anterior al periodo de liquidación de IVA actual. Todos sus datos han sido leídos correctamente y se le han asignado las cuentas contables, mediante un clic se nos muestra un calendario en el primer mes del periodo de liquidación en el que estamos trabajando para que seleccionemos el día de nuestra preferencia.
Tras este clic, todas las facturas se vuelcan al gestor documental listas para la exportación contable, se almacena como fecha de contabilización la que hemos designado y se mantiene como fecha de documento la fecha de emisión real de cada factura.
El 0,14% de las facturas son duplicadas
El 0,14% facturas se han leído correctamente, se le han asignado las cuentas contables pero, como ya habían sido contabilizadas automáticamente antes por Contarapid, se paralizan y se informa al usuario. Se eliminan con un click de ratón.
En caso de que tu cliente o proveedor te remita dos veces en un trimestre la misma factura o incluso en dos periodos de IVA diferentes, no deberás fijarte en ese tipo de cosas. Contarapid lo hace por ti para evitar errores.
El 0,94% de las facturas son desconocidas
Son facturas de proveedores nuevos, que nunca se habían procesado por Contarapid por lo que es necesario dar de alta un modelo e informar de las cuentas contables para que puedan ser contabilizas automáticamente.
En contarapid, la primera vez que procesamos una factura de un proveedor se debe crear un modelo o plantilla. Este proceso se realiza una única vez. Tras crear el modelo, que lleva menos de un minuto, todas las facturas que se procesen de dicho proveedor se reconocerán automáticamente. Los modelos se pueden importar entre empresas de forma que, si un proveedor es común para varias empresas no hay que volver a crear el modelo de factura.
El 18,76% de las facturas son incompletas, requieren revisión
Son facturas que, por diversos motivos necesitan ser revisadas y validadas (un solo clic en la mayoría de los casos) por el usuario. Los motivos de las facturas incompletas son los siguientes:
- Facturas mal calculadas:
Los importes escritos en la factura, no cuadran. Aunque parezca mentira, esto ocurre. En estos casos Contarapid nos da una aproximación de lo que estima que sería lo correcto. Si dicha aproximación corresponde con nuestro criterio, mediante un clic se contabilizan y pasan al gestor documental.
- Facturas con redondeos:
Son muchas las facturas que contienen redondeos y por lo tanto, al igual que en el caso anterior, los importes no cuadran y Contarapid nos da una aproximación de lo que considera sería correcto para que cuadren y si corresponde con nuestro criterio la validemos y se contabilice automáticamente.
- Factura que no cumplen con la normativa:
En todos estos años, tanto en pruebas internas como en las llamadas de atención al cliente, hemos detectado que algunos proveedores no indican su CIF / NIF en las facturas, por ejemplo. Un dato que, como otros obligatorios, faltan en algunas facturas. A pesar de ello, en el caso del ejemplo, Contarapid lee todos los datos de la factura, le asigna las cuentas contables y con un simple clic podemos validarla de forma que se vuelca al gestor documental pendiente de ser exportada a contabilidad.
- Facturas de difícil lectura:
Un caso que todos conocemos dado que muchas veces para nosotros también es difícil distinguir los datos escritos en las facturas, son las matriciales (más aún cuando nos entregan esa tercera copia en la que no se lee prácticamente nada) o las preimpresas en las que a veces los importes están escritos sobre literales de los campos, etc.
Este tipo de facturas, escaneadas con un escáner de gestión documental con funciones como: mejora del texto, umbral (treshold) o ignorar marcas (Dropout ) incrementan el porcentaje de contabilziación automática dejando de ser un conflicto.
- Facturas que no cumplen con la resolución:
En los requisitos de escaneado de facturas, sólo se menciona un requisito realmente y es en cuanto a la resolución (calidad) de escaneado: 300 dpi/ppp. Esta resolución es la resolución estándar universal, como vienen preconfigurados los escáneres por defecto y conforme por ejemplo se imprime un PDF con PDF Creator o cuando guardamos un Word en Microsoft Office con la opción "Guardar como > PDF" que tiene por defecto.
