Los documentos escaneados no requieren de archivadores ni espacio físico, se conservan en el tiempo y es muchísimo más sencillo y rápido localizarlos de forma inmediata ahorrando por ello tiempo y mejorando la eficacia profesional.
Calcular los costes de impresión de un documento o de realizar una fotocopia de forma exacta es algo complicado, pero sumamente importante si realmente quieres tener una idea de tus gastos. No debemos olvidarnos de que, tanto en una fotocopia como en una hoja impresa, entran en juego muchos elementos que cuestan dinero: tóner / tinta, papel, luz, mantenimiento del equipo, llamadas al servicio técnico, nuestro tiempo, etc.
Para hacernos una idea aproximada de lo que podemos gastar en este aspecto, vamos a hacer referencia a los costes populares de una empresa de impresión / fotocopiado universitario (los más económicos porque trabajan con grandes volúmenes). Partimos del hecho de que el tóner (fotocopiadora) es más económico que la tinta (impresora) por lo que a un documento fotocopiado le daremos el valor mínimo de 0,03€ y a uno impreso de 0,05€.
Si una asesoría contable contabiliza una media de 15.000 facturas al año, si las fotocopias su coste es de 450€/año y si las imprimes el coste es de 750€/año. Un escáner solo consume nuestro tiempo y muy poca luz así que, le vamos a dar el valor de 0,01€ por documento. Las 15.000 facturas escaneadas tendrían un coste de 100€/año.
Si escaneas 15.000 facturas al año y dejas de fotocopiarlas o imprimirlas, te estarás ahorrando entre 300€ y 600€ cada año como mínimo. Esto, partiendo de un coste de escaneado al alza (ya que entran muchos menos recursos) y costes de impresión y fotocopiado a la baja.
¿Por qué es mejor una factura digitalizada que una factura en papel?
Un factura en formato digital, al igual que cualquier otro documento en este mismo formato, es sostenible con el medioambiente y con la rentabilidad de la empresa. Cualquier tipo de documento en formato digital conlleva muchos menos costes asociados: tinta, papel, envío postal, archivadores, etc. Además, una factura digitalizada ahorra espacio, no se extravía y no se deteriora con el tiempo.
Con una correcta digitalización y/o software que mejore su indexación y consulta (sistemas de gestión documental), será mucho más sencillo y rápido localizar un documento cuando nos haga falta ahorrando por tanto tiempo. Tiempo que permitirá que las consultas de los clientes se puedan responder más rápido y analizar mejor la situación de cada uno de ellos al no estar buscando entre montañas de papel aquel que nos hace falta y se resiste a aparecer.
¿Cómo de habitual es una factura en formato digital?
En los últimos años se ha extendido y generalizado el envío de las facturas en formato PDF a través de correo electrónico o mediante una zona privada de la web corporativa de muchos proveedores de telefonía, electricidad, etc. El RD 1619/2013 ha simplificado la emisión de facturas al eliminar la obligación de la firma electrónica por lo que el envío de facturas en PDF es posible que se convierta en un estándar de facto.
Recibir por email una factura es cada vez más frecuente e incluso, la convivencia entre ambos formatos: digital y papel. La evolución tecnológica y los cambios en la normativa de los últimos años han modificado los hábitos de envío y recepción de facturas entre empresas y clientes. Este cambio permite a las asesorías contables implantar soluciones que reduzcan los costes asociados al tratamiento de las facturas en papel sin necesidad de tener que escanearlas.
¿Cómo conseguir evitar digitalizar las facturas en la asesoría?
Para optimizar los procesos contables y el tratamiento de las facturas, el asesor puede solicitar a su cliente el envío de las facturas en formato PDF. Quizás no todos lo hagan, pero muchos verán como un servicio el evitar paseos ida y vuelta a la asesoría para entregar y recoger las facturas cada trimestre evitando además los costes que provoca el manipulado, tratamiento y el archivo de facturas en papel.
Aunque cada vez se reciben más facturas en PDF, lo cual de por sí evita la impresión innecesaria de documentos, la práctica habitual tanto en una empresa como en una asesoría contable consiste en imprimirla para después archivarla teniendo en cuenta el tiempo que esto conlleva y generando además los costes asociados a tinta, papel, archivadores, espacio físico, etc.
Si alguno de tus clientes cuenta con proveedores que sabemos que proporcionan las facturas en soporte digital, puedes asesorarle al respecto y evitar así que tu cliente incurra en gastos innecesarios o en el proceso de digitalización de las facturas para enviarlas a la asesoría.
Somos conscientes de que los clientes de una asesoría contable son de todo tipo, quizás a los más pequeños y reacios a las tecnologías no los consigas convencer para que avancen en este aspecto. Si dispones de un escáner de gestión documental en la oficina, cuando lleguen con la bolsa de facturas podrás escanearlas y devolvérselas al instante ahorrándole así un paseo.
Si eres de los que visitas a tus clientes para recoger la documentación, tienes disponible a buen precio un escáner portátil muy liviano con un peso de sólo 325 gramos (Epson Workforce DS-30) con el cual podrás escanear las facturas mientras le asesoras en otros aspectos empresariales.
No le tengas miedo al escáner, se convertirá en tu gran aliado
Si viendo la posibilidad real de ahorro de tiempo y costes que implica trabajar con facturas digitalizadas y que sean contabilizadas automáticamente por Contarapid aún piensas algo como: "¿Voy a tener que escanear todas las facturas? ¡Entonces perderé más tiempo!". Para nada, tu miedo radica en un aparatito llamado escáner que ya no tiene nada que ver con aquellos escáneres de tapa de hace unos años y que por supuesto, no dan ningún miedo.
Un escáner EPSON como el WorkForce DS-510 permite escanear lotes de 50 en 50 facturas (poniéndolas todas juntas aun siendo de diferentes tamaños en la bandeja de alimentación), las 50 facturas se escanean haciendo clic en un botón en menos de dos minutos (1' 92'' exactamente). Tiempo en el que no debes estar mirando al escáner ya que detecta doble alimentación, si hay alguna factura al revés le da la vuelta, si hay páginas en blanco de por medio las elimina, si la factura entra torcida le rectifica su orientación, etc.
Un escáner no sólo lo vas a utilizar para digitalizar facturas por lo que, te informamos que este mismo escáner te permite escanear a doble cara los documentos en una sola pasada de forma automática, si vas a escanear una escritura o un contrato no tendrás que hacer primero todas las páginas de una cara y después todas las páginas de la otra cara. Un simple clic y el propio escáner sabrá lo que tiene que hacer dejándote libre para que te dediques a tareas realmente importantes y productivas.
