Es conveniente que una factura se confeccione cumpliendo todos los requisitos legales exigidos, porque en caso de que la factura carezca de alguno de ellos se puede enfrentar a una sanción tributaria.

Todas las facturas, deben cumplir obligatoriamente una serie de requisitos. Conocer y cumplir estos requisitos es importante tanto para el emisor como para el receptor de la factura por muchas razones.

Cuando reciba una factura, compruebe que ésta ha sido correctamente confeccionada, la Ley del IVA establece en su artículo 97 que sólo serán deducibles las cuotas de IVA que estén oportunamente documentadas (mediante factura), señalando además que aquellas facturas que no cumplan todos y cada uno de los requisitos que establece el Reglamento de facturación no darán derecho a deducción.

¿Cuáles son los datos o requisitos que deben tener las facturas?

Tanto las facturas como sus copias deberán contener los siguientes datos, sin perjuicio de que se pueda incluir cualquier otro que se considere conveniente:

1. Número y, en su caso, serie. Dentro de cada serie la numeración de las facturas deberá ser correlativa. Es obligatorio el crear series separadas para los siguientes tipos de facturas: auto facturas, facturas rectificativas, y facturas realizadas por adjudicatarios en procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha en la que se hayan efectuado las operaciones o se hayan realizado los pagos anticipados, siempre que sea una fecha distinta a la de la expedición de la factura.
4. Nombre y apellidos, o denominación social completa del obligado a expedir factura.
5. Nombre y apellidos, o denominación social completa del destinatario de las operaciones.
6. N.I.F. del obligado a expedir factura.
7. N.I.F. del destinatario de las operaciones en los siguientes casos: a) que el destinatario sea sujeto pasivo del IVA, b) que empresario o profesional obligado a expedir factura se encuentre establecido en el territorio de aplicación del IVA y las operaciones se entiendas realizadas en este territorio, c) que se trate de una entrega de bienes exenta destinada a otro Estado miembro de acuerdo al artículo 25 de la Ley del IVA.
8. Domicilio del obligado a expedir factura.
9. Domicilio del destinatario de las operaciones. Si el destinatario es una persona física que no actúe como empresario o profesional no será obligatorio incluir su domicilio.
10. Descripción de las operaciones, incluyendo los datos necesarios para poder determinar la base imponible y su importe. Dicho importe debe incluir el precio unitario sin IVA y cualquier descuento o rebaja no incluido en el precio unitario.
11. Los diferentes tipos de IVA aplicados a las operaciones.
12. La cuota de IVA repercutida, que deberá consignarse por separado.

Cuando en una misma factura se documenten varias operaciones sujetas a diferentes tipos de IVA, operaciones sujetas a IVA con otras no sujetas o exentas, u operaciones en las que el sujeto pasivo sea el destinatario de las operaciones con otras en que no lo sea; deberá especificarse por separado la base imponible correspondiente a cada operación.

Los importes contenidos en las facturas podrán expresarse en cualquier moneda, aunque el IVA repercutido deberá venir obligatoriamente expresado en euros. Las facturas podrán estar confeccionadas en cualquier lengua, aunque la Administración Tributaria podrá exigir su traducción al castellano u otra lengua oficial de España. Las facturas podrán expedirse tanto en papel como en soporte electrónico.

Estos son los datos que deben contener todas las facturas con carácter general, pero habrá otras operaciones especificas en las que haya que añadir datos adicionales:

1. Copias de facturas: se deberá incluir la palabra “copia”.
2. Operaciones exentas o no sujetas a IVA: se deberá especificar la base legal en la que se fundamenta la exención o la no sujeción.
3. Entregas de medios de transporte nuevos: fecha de la primera puesta en servicio del medio de transporte, así como las distancias recorridas, u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
4. Operaciones triangulares: se debe indicar que se trata de una operación triangular o en cadena, así como consignar el N.I.F. con el que se realizan las adquisiciones y entregas subsiguientes, así como también el N.I.F. del destinatario de la entrega subsiguiente.